Klachtenreglement Van Ruyven Legal

1. BEGRIPSOMSCHRIJVING

klacht

een schriftelijke uitlating van ongenoegen, door de cliënt of diens vertegenwoordiger als zodanig kenbaar gemaakt

klager

de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit

klachtenfunctionaris

de advocaat die belast is met de registratie, afhandeling en analyse van de geuite klachten

kantoorklachtenreglement

het onderhavige reglement

toepassingsbereik

Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Mr. Van Ruyven en de cliënt.

2. DOELSTELLING

De doelstelling van het kantoorklachtenreglement is:

1. het vastleggen van een procedure om op klachten van cliënten binnen zo kort mogelijke termijn op een constructieve wijze te reageren;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten;

verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

3. INFORMATIE BIJ AANVANG DIENSTVERLENING

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. Van Ruyven Legal heeft via de algemene voorwaarden opgenomen dat een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd aan de Rechtbank Midden Nederland en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden derhalve voorgelegd aan de Rechtbank Midden Nederland.

4. DE PROCEDURE

1. Een cliënt kan een klacht indienen over het optreden van de behandelend advocaat (“de advocaat”). De indiening van de klacht gebeurt schriftelijk of per e-mail bij de advocaat die tevens als klachtenfunctionaris fungeert van het kantoor.
2. De klachtenfunctionaris bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee werkdagen en geeft daarbij de klager informatie over de interne klachtenprocedure.
3. De klachtenfunctionaris stemt met de betrokken klager af op welke wijze de klacht verder wordt doorgesproken en wordt afgehandeld. Het uitgangspunt is steeds dat de klager tevreden wordt gesteld.
4. Indien de klachtenfunctionaris ingevolge het vorig lid contact zocht met de betrokken klager, stelt deze klager in de gelegenheid de klacht mondeling of schriftelijk toe te lichten. De advocaat wordt verzocht te reageren op deze toelichting.
5. De klachtenfunctionaris beantwoordt de klacht uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst van de klacht, dan wel, in voorkomend geval, 10 dagen na ontvangst van de schriftelijke toelichting dan wel, in voorkomend geval, uiterlijk 10 werkdagen nadat een bespreking over de klacht heeft plaatsgevonden.
6. De afhandeling van de klacht geschiedt schriftelijk en zo mogelijk binnen een termijn van een maand, doch uiterlijk binnen een termijn van twee maanden.
7. De betrokken advocaat dan wel klachtenfunctionaris zorgt voor een schriftelijke, nauwkeurige vastlegging van de met de klager gemaakte afspraken.
8. Ook indien de klacht alsnog tot tevredenheid van de klager wordt opgelost dienen de met de klager gemaakte afspraken nauwkeurig en schriftelijk te worden vastgelegd.
9. Indien de klachtenbehandeling niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen bevoegd om de klacht voor te leggen aan de Rechtbank Midden Nederland.

5. GEHEIMHOUDING EN KOSTELOZE KLACHTBEHANDELING

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

6. REGISTRATIE VAN DE KLACHT

 Een kopie van de schriftelijke afhandeling van de klacht wordt 1 jaar bewaard.

De Bilt, juli 2023